POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES Dernière mise à jour : 10/01/2020

  

1. Introduction Informations concernant ConsultLease. ConsultLease, société à responsabilité limitée,dont le siège social est au 77-79 Parc d’activités de Capellen L-8083 Capellen, inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés du Grand-Duché de Luxembourg sous le numéro 10109205/0, agissant sous la dénomination commerciale ConsultLease(ci-après dénommée « ConsultLease » ou « nous ») est un prestataire de services aux entreprises de solutions de mobilité, spécialisé dans les solutions de gestion de parcs automobiles d’entreprises.

Dans le cadre de ses activités et services, ConsultLease traite, entre autres, les données à caractère personnel de ses clients, et des employés de ses clients (conducteurs). En ce qui concerne ces activités de traitement, ConsultLeaseagit en qualité de « responsable de traitement », et est responsable de la protection de vos données personnelles. À ce titre, ConsultLease s'efforce de se conformer à la législation en vigueur en matière de protection des données, au Règlement général européen sur la protection des données 2016/679 (le « règlement » ou « RGPD ») et aux lois nationales en vigueur implémentant la Directive 95/46 de l'UE sur le traitement des données personnelles ou venant compléter le RGPD. Le respect de votre vie privée est une priorité pour nous.  

ConsultLease veut être un partenaire de confiance et, pour cette raison, s'efforce de respecter et de protéger vos données personnelles ou celles de vos employés. Cette politique de protection des données personnelles vise à expliquer comment nous collectons, stockons, utilisons et divulguons vos données personnelles lorsque vous utilisez nos services, notre site Web ou lorsque vous interagissez avec nous. Cette politique de protection des données personnelles décrit également vos droits et explique comment vous pouvez les exercer. Veuillez lire attentivement cette Politique de protection des données personnelles, afin que le traitement de vos données personnelles soit le plus transparent possible.

Veuillez également vous assurer que vos employés aient bien connaissance du fait que leurs données personnelles sont traitées par ConsultLease, et que leur consentement à ce traitement des données, décrit dans cette Politique de protection des données personnelles, soit obtenu si nécessaire. Lorsque nous collectons et traitons vos données personnelles, nous vous indiquons les personnes qui collectent et reçoivent ces données, ainsi que les raisons de ce recueil ConsultLease ne collecte, ni ne traite les données personnelles sans motif légitime. Lorsque la loi l'exige, nous vous demandons toujours votre consentement au préalable (par exemple, dans la mesure nécessaire, avant de lancer une campagne de marketing direct).

Nous n'utilisons vos données personnelles qu'à des fins professionnelles pertinentes (par exemple, pour fournir des services, pour gérer les relations avec les clients, pour gérer les flottes de véhicules des clients, pour exécuter des facturations précises, pour des activités de marketing, pour mieux servir les clients, pour mener des enquêtes de satisfaction, pour rédiger des rapports et se conformer à nos obligations légales). Nous n'utilisons jamais vos données personnelles à des fins incompatibles avec les objectifs décrits dans la présente Politique de protection des données personnelles ou qui vous sont communiqués ailleurs. Nous ne collectons que les données personnelles nécessaires au traitement des données, conformément à la présente Politique de protection des données personnelles. Nous ne recueillons des informations à caractères sensibles que lorsque cela est pertinent. Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour nous assurer que vos données personnelles soient exactes, complètes et à jour. Nous ne fournissons vos données aux partenaires professionnels et aux fournisseurs que dans la mesure nécessaire pour vous fournir nos services ou pour nous conformer à des obligations légales. Ces principes sont détaillés dans plusieurs sections ci-dessous.  

2. Quelles sont les activités concernées par la collecte des données ? Cette Politique concerne toutes les sources de données collectées et traitées par ConsultLeasedans le cadre de ses différentes activités commerciales, le conseil, la gestion de flottes, le courtage, l’utilisation du site Web, etc.  

3. Quelles données personnelles traitons-nous ? Nous pouvons collecter et traiter vos données personnelles si vous faites partie des catégories suivantes : 

  • clients (professionnels ou particuliers) ;
  • employés des clients ou autres personnes autorisées par les clients à bénéficier d'un contrat entre le client et ConsultLease (c'est-à-dire les conducteurs des véhicules) ; 
  • personnes de contact des clients ; 
  • gestionnaires de flottes ; 
  • prospects ; 
  • acheteurs de véhicules d'occasion ; 
  • visiteurs / utilisateurs du site Web ; 
  • administrateurs de sociétés ; 
  • actionnaires ; 
  • etc.  

4. Comment recueillons-nous vos données personnelles ? ConsultLease peut collecter vos données personnelles de différentes manières : 

  • Nous collectons vos données personnelles directement auprès de vous, par exemple conserver un enregistrement d’unecorrespondance, lorsque vous remplissez un formulaire en ligne, etc. 
  • Nous pouvons enregistrer certains détails concernant vos visites sur notre site Web, notamment mais sans s'y limiter, le trafic, les données de localisation, les weblogs et autres données portant sur la communication et les ressources auxquelles vous accédez. 
  • Nous pouvons collecter des informations concernant votre ordinateur ou appareil, notamment l'adresse IP, le système d'exploitation ou le type de navigateur. Ces informations sont recueillies pour assurer la bonne gestion et le bon fonctionnement de notre site Web. Les cookies sont utilisés pour collecter ces informations. 
  • Nous pouvons recevoir des données personnelles de votre employeur avec lequel ConsultLease a une prestation de services.
  • Nous pouvons recevoir des données personnelles vous concernant de la part de nos fournisseurs prestant des services dans le cadre de l'exécution de tout contrat (fournisseur de cartes de carburant par exemple, etc.).
  • Nous pouvons recevoir vos données personnelles de la part des autorités (par exemple dans le cadre d'amendes).  


5. Quels types de données personnelles collectons-nous ? Nous collectons les types de données personnelles suivants selon les prestations : 

  • Données d’identification et de contact, notamment votre nom, prénom, adresse, numéro de téléphone/portable ou adresse e-mail ;
  • Informations de type professionnel, notamment votre fonction, votre département ou vos coordonnées professionnelles ;
  • Caractéristiques personnelles, notamment votre sexe, votre date de naissance, votre nationalité, votre langue, votre situation familiale, etc. ;
  • Les données vous concernant en tant que conducteur, notamment le numéro/le duplicata du permis de conduire ou le code de conducteur de l'employé ;
  • Les données relatives aux opérations effectuées sur le véhicule et à l’utilisation du véhicule, notamment des informations sur le véhicule (par exemple la plaque d'immatriculation du véhicule, la date de dernier entretien du véhicule, etc.) et son utilisation (par exemple, la consommation de carburant) ; 
  • Données sur le comportement du conducteur, Nous sommes parfois également amenés à collecter des données sensibles. Pour ces données, nous nous référons à la section 12. 

6. Cookies et autres outils de suivi Afin d’améliorer votre expérience, lorsque vous visitez notre site Web nous collectons certaines informations par des moyens automatisés, notamment grâce à des cookies, des pixels espions, des outils d'analyse de navigateurs, des journaux de serveur et balises Web (ex. Google Analytics). Si vous utilisez nos sites Web, nous pouvons collecter des informations sur le navigateur que vous utilisez et votre comportement en matière de navigation. 

7. Pour quelles finalités utilisons-nous vos données personnelles ? ConsultLease traite vos données personnelles aux fins suivantes, selon le cas, et à toute autre fin qui pourrait être compatible avec celles-ci :

  • Pour entreprendre des vérifications de clients et pour connaître notre client.
  • Pour créer et administrer les comptes des clients.
  • Pour communiquer avec vous : vous pouvez nous contacter par différents moyens (via notre site internet, par téléphone, par e-mail, ...) afin de poser des questions, demander des informations, faire part de commentaires, etc. Nous utiliserons vos données personnelles pour communiquer avec vous ou pour répondre à vos questions.
  • Pour vous fournir des services liés au véhicule et à la mobilité inclus dans le contrat pour certaine prestation (gestion de flotte par exemple) : - réparation, entretien et pneus, - assurance du véhicule, - gestion des accidents et réparations, - gestion des cartes de carburant, - assistance routière, - véhicule de remplacement, - gestion de la restitution du véhicule (enlèvement du véhicule, …). - gestion des appels d’offres auprès de nos partenaires et prestataires
  • Dans le cadre de l'utilisation de portails Web.
  • Pour réaliser des rapports de flotte destinés aux clients, liés à l'utilisation des véhicules (consommation de carburant, historique des accidents,...).
  • Pour la facturation et la comptabilité (facturation, encaissement des paiements, etc.).
  • Pour gérer les amendes et toutes les taxes, redevances et sanctions administratives liées à l’utilisation du véhicule, en ce compris le stationnement, ainsi que toutes les infractionsdans le cadre d’une prestation de gestion de flotte souscrite.
  • Pour les rapports administratifs, notamment les audits, le contrôle interne, l'analyse des données.
  • Pour conserver des dossiers commerciaux et professionnels à des fins juridiques, administratives et d'audit. Nous utilisons également les informations pour satisfaire aux exigences légales de traitement.
  • Pour gérer l’accès et la sécurité des locaux et des actifs de ConsultLease. 
  • À des fins de marketing : nous pouvons utiliser vos informations pour vous contacter concernant de nouvelles offres ou services et des offres spéciales que nous pensons utiles, ou pour vous envoyer des messages publicitaires ou des bulletins d'information ; nous pouvons analyser votre profil et vos préférences à titre de client, et entreprendre des campagnes publicitaires multicanaux via des outils automatisés, vous contacter par SMS, e-mail ou vous envoyer des brochures.
  • Pour les enquêtes de satisfaction des clients/conducteurs reposant sur des outils de marketing et des analyses ciblées, nous pouvons vous envoyer des enquêtes qualitatives sur nos produits et services.
  • Nous pouvons également vous inviter à participer à des événements, des jeux ou des quiz publicitaires, via nos sites Web.
  • Pour les sites Web, cookies et newsletters : nous pouvons collecter des informations via des cookies pour acquérir de l’expérience et pour nous donner une meilleure idée de votre type de navigation, notamment pour stocker vos préférences et paramètres afin de gagner du temps (notamment les préférences linguistiques), de permettre la connexion, de lutter contre la fraude et d’analyser les performances de notre site Web et de nos services.

Ces informations nous aident à améliorer nos sites Web, ainsi qu'à mieux connaitre les produits etservices que vous préférez. Nous utilisons également des cookies pour les analyses sur le Web, afin de déterminer l'activité sur les sites Web ainsi que les zones des sites Web les plus visitées. Bien que nous puissions installer des cookies fonctionnels pour faciliter votre visite sur nos sites Web, vous pouvez indiquer vos préférences concernant les cookies utilisés pour la publicité ciblée sur le comportement, à l'aide des choix de paramètres en matière de confidentialité de votre navigateur, afin d'empêcher le stockage des informations sur le poste ou le traitement des informations se trouvant déjà sur ce poste, sauf si vous activez la fonctionnalité pour autoriser ce stockage ou ce traitement. Pour l'établissement du profil : pour que nous connaissions mieux ce qui vous intéresse et vos préoccupations, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour améliorer notre site Web et nos services, pour personnaliser votre ressenti auprès de nous et pour adapter nos activités de marketing à vos besoins et intérêts.  

8. Sur quelle base traitons-nous vos données personnelles ? ConsultLease traite vos données personnelles en fonction des fondements juridiques suivants, et selon le cas : 

  • De l'exécution du contrat que vous avez conclu avec ConsultLease ou de la préparation d’un contrat que vous avez l’intention de conclure avec ConsultLease;
  • De votre consentement éclairé préalable, lorsqu’il est requis ;


9. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ? Pour offrir nos services, nous avons parfois besoin de faire appel à des partenaires ou des entités de traitement aux fins décrites ci-dessus. Nous limitons le partage de vos données personnelles aux catégories suivantes de destinataires : 

  • les services internes;
  • nos prestataires de services notamment : prestataires d'hébergement de données, prestataires informatiques, partenaires marketing, centres de traitement des appels, tierces parties effectuant les aménagements, la maintenance, les réparations mécaniques, les changements de pneus, l’expertise des dommages, les réparations de dommages, l’assistance, leasers, etc.
  • Nous savons que vous ne souhaitez pas que nous transmettions vos données personnelles directement à des tiers pour leurs propres fins de marketing, et cela sans votre consentement. 

Veuillez noter que nous pouvons également utiliser et divulguer des données personnelles vous concernant qui ne sont pas personnellement identifiables, c'est-à-dire des données personnelles sous forme agrégée, ne permettant plus de vous identifier.  

10. Comment vos données personnelles sont-elles stockées et transférées ? ConsultLease vise à garantir que vos données personnelles soient :  

  • protégées contre toute destruction/perte accidentelle ou intentionnelle ; 
  • correctement utilisées ; et
  • inaccessibles aux personnes non autorisées.

Toutes les informations que vous nous fournissez sont stockées sur nos serveurs sécurisés. Vos données personnelles sont stockées soit dans nos bases de données, soit dans la base de données de nos prestataires de services.

11. Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ? En général, nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites à la section 7 de la présente Politique de protection des données personnelles, ou conformément aux lois en vigueur. À titre d'exemple, nous ne conservons vos données personnelles qu’aussi longtemps que nécessaire dans le cadre de votre relation commerciale avec ConsultLease et, le cas échéant, de la fin de celle-ci, ou aussi longtemps que nécessaire pour respecter les obligations légales de ConsultLease. En cas de litige, nous pouvons conserver vos données personnelles jusqu'à la résolution complète du litige. Nous supprimerons ou archiverons ces données conformément à la loi applicable.

12. Données sensibles Nous sommes parfois amenés à traiter des données sensibles, essentiellement des informations judicaires, comme des amendes, des infractions au code de la route, des données pénales relatives à des sinistres (PV de police,..). Nous traitons ces données exclusivement pour les finalités suivantes : · Pour la gestion des amendes et des sanctions administratives ainsi que de toutes les infractions liées à l’utilisation du véhicule pris en location. ConsultLease, peut être amenée à :

  • traiter les informations concernant les amende de circulation, les sanctions administratives ainsi que les infractions au code de la route, notamment le lieu de l'infraction, la date et l'heure, l'infraction elle-même, le montant à payer ; et
  • transmettre les données personnelles aux autorités compétentes afin de permettre l'identification (via fax/e-mail); et, le cas échéant,
  • transmettre les données relatives à l'amende ou à la sanction administrative au client (souvent l'employeur du conducteur) afin de permettre la gestion et la facturation de l'amende ou de la sanction.  


13. Comment assurons-nous la sécurité et l’intégrité de vos données personnelles ? Nous protégeons vos données par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte ou l'altération accidentelle, la divulgation ou l'accès non autorisé, et contre toute autre forme de traitement illicite. Lorsque nous externalisons le traitement des données, nous imposons des obligations contractuelles pour protéger vos informations.  

14. Comment pouvez-vous contrôler et indiquer vos préférences sur l'utilisation de vos données personnelles ? Vous pouvez exercer un certain nombre de droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles à l'égard de ConsultLease, dans la mesure où vous disposez effectivement de ces droits en vertu de la législation en vigueur en matière de protection des données, telle que le RGPD. Pour exercer à tout moment les droits énoncés dans cette section, veuillez contacter le correspondant à la protection des données de ConsultLease (voir la section 15) qui traitera votre demande.

Opposition. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles reposant sur un intérêt légitime de ConsultLease, par exemple lorsqu’elles sont utilisées à des fins de marketing (direct), d'établissement de votre profil afin de vous envoyer des publicités ciblées ou lors du partage de vos données avec des tiers.

Retrait. Si vous avez consenti préalablement au traitement de vos données personnelles, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. La légalité du traitement fondé sur le consentement avant retrait, n'en est pas pour autant affectée.

Accès. Vous pouvez demander l’accès aux données personnelles que nous conservons sur vous, ou en réclamer une copie. Vous pouvez également demander des informations sur les finalités du traitement, les catégories de données, les catégories de destinataires, les termes de conservation des données, etc.

Portabilité. Vous pouvez avoir le droit d'obtenir une copie de toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet dans nos dossiers, dans un format compatible pour vous permettre d'exercer votre droit à la portabilité des données.

Limitation. Vous avez le droit de demander de limiter le traitement de vos données personnelles dans les cas suivants : · pendant une période permettant à ConsultLease de vérifier l'exactitude de vos données personnelles, dans le cas où vous contesteriez l'exactitude de ces dernières ; · si le traitement est illégal et que vous souhaitez restreindre l'utilisation de vos données personnelles plutôt que de les supprimer ; · si vous souhaitez que ConsultLease conserve vos données personnelles car vous en avez besoin pour vous défendre dans le cadre d’actions en justice ; · si vous vous êtes opposé au traitement, mais que nous devons vérifier si les motifs légitimes de ce traitement prévalent sur vos propres droits.  

Rectification. Vous pouvez également avoir le droit de rectifier des données personnelles inexactes et de compléter des données personnelles incomplètes.  

Effacement. Vous avez le droit de demander l'effacement de vos données personnelles dans les cas suivants : · si vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées · si vous avez retiré votre consentement et qu'il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ; · si vous vous êtes opposé au traitement des données et qu'il n’existe pas de motif légitime impérieux pour ConsultLease ; · si les données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ; · si les données personnelles doivent être effacées pour se conformer à une obligation légale à laquelle ConsultLease est soumise. 

Plainte. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente en cas de doutes quant aux conditions de traitement de vos données personnelles par ConsultLease (Commission Nationale pour la Protection des Données, Avenue du Rock’n Roll 1, L-4361 Esch-sur-Alzette, Luxembourg, www.cnpd.lu).  

15. Qui contacter en cas de questions ou d'inquiétudes concernant le traitement de vos données personnelles ? Aurélie Bauwens est votre interlocuteur délégués à la protection des données que vous pouvezcontacter via contact@consultlease.lu. Le Correspondant à la protection des données est le premier interlocuteur du Client pour les questions relatives à la protection des données personnelles ou pour l’exercice de ses droits. À cet égard, toutes les questions, plaintes ou commentaires concernant la présente Politique de protection des données personnelles ou nos principes de traitement des données doivent être envoyés par courrier électronique à l'adresse suivante contact@consultlease.lu Afin d'éviter toute ambiguïté, cette personne n'a pas la compétence d'un délégué à la protection des données au sens du RGPD.  

16. Que se passe-t-il lorsque nous amendons cette Politique de protection des donnéespersonnelles? Notre Politique en matière de protection des données personnelles peut changer de temps à autre, afin de refléter des changements intervenus dans la façon dont nous traitons vos données personnelles. Nous vous encourageons à consulter régulièrement notre site web pour disposer des dernières informations sur nos principes en matière de protection des données. Nous vous avertirons de tout changement important tel que requis par la loi. Vous pouvez vérifier la date de la dernière révision de cette Politique de protection des données au tout début de ce document.